Пишем официальное письмо на английском: лучшие советы и примеры

Как написать письмо: структура и примеры деловой переписки

Для того чтобы написать письмо на английском, важно использовать правильный язык и не допускать грамматических и орфографических ошибок. Это поможет вам произвести хорошее впечатление на персону/представителя компании, которому письмо предназначено. Рекомендуется всегда оставаться вежливым и немного консервативным. Также важно придерживаться стойкого правила – писать короткие и четкие предложения. 

Деловые письма на английском языке имеют достаточно простую структуру. Начало письма – это ваша контактная информация, а также контакты получателя. Далее идет приветствие, тело письма, конец письма и ваша подпись (либо повторное указание имени отправителя). 

Как начать письмо

Оформление письма на английском всегда начинается с контактной информации. В первую очередь вы должны представить себя. В письме можно указать следующие данные: 

Приветствие в деловой переписке

В английском языке на роль приветствия всегда используют слово «Dear». В деловой переписке оно имеет значение «Уважаемый». Если вы знаете имя получателя, его необходимо указать сразу: 

• Dear Mr John – Уважаемый мистер Джон.

• Dear Sam – Уважаемый Сэм. 

Если же вы пишете письмо неизвестному адресату, лучше начать письмо так: 

• Dear Sir or Madam – Уважаемый сэр, мадам.

Когда вы пишете письмо команде людей, лучше всего начать с общего приветствия: 

• Dear team – Уважаемая команда.

• Dear colleagues – Уважаемые коллеги. 

Важно отметить, что после обращения всегда ставится запятая. Остальную часть письма необходимо продолжить с новой строки с заглавной буквы. 

Вступительное предложение в деловой переписке: фразы

Как начать писать письмо? В первую очередь, вы должны рассказать получателю тему письма. Вот несколько примеров, как писать вступительное предложение: 

Еще несколько полезных примеров: 

Как писать основную часть письма на английском

Когда приветствие и вступительная часть остались позади, пора переходить к «телу» письма. Ее называют «body» или «main part». Структура основной части может отличаться в зависимости от темы письма. Это может быть: 

• извинение;
• приглашение;
• коммерческое предложение на английском;
• рекомендательное письмо;
• запрос;
• жалоба;
• письмо с благодарностью. 

В письме всегда доводите мысль до конца, иначе получатель может неправильно трактовать написанное. Не забывайте использовать устойчивые конструкции. Например: 

Читайте также: Самые популярные фразовые глаголы на английском

Заключительная часть делового письма

Когда основная часть письма дошла до логического завершения, необходимо написать еще несколько слов или предложений, чтобы подвести итог написанного. Существуют специальные шаблонные фразы, которые используют в заключительной части письма. 

Вы можете использовать следующие примеры, чтобы закончить письмо:

Благодарность за информацию, участие, приглашение и т.д.

• I appreciate your participation in our project – Я ценю ваше участие в нашем проекте. 

• Thanks for the suggestion. I will definitely consider your option of cooperation for myself – Благодарю за предложение. Я обязательно рассмотрю ваш вариант сотрудничества для себя.

Предложение помощи.

• Please contact me for more information. I will answer your questions and help you to solve the problem – За дополнительной информацией обращайтесь ко мне. Отвечу на ваши вопросы и помогу с решением задачи.

• You can contact me immediately if you need more information – Вы можете сразу обратиться ко мне, если вам нужна дополнительная информация. 

Напоминание об обратной связи.

• I would like to receive your reply as soon as possible – Хотелось бы получить ваш ответ в ближайшее время. 

• It would be nice if you deal with this issue today and answer me – Было бы хорошо, если бы вы разобрались с этим вопросом сегодня и ответили мне. 

Напоминание о вложенном в письме файле. 

• I am attaching a file for your review – Прикрепляю файл для вашего ознакомления. 

• You will find the necessary information in the attachment – Вы найдете необходимую информацию во вложении.  

Надежда на сотрудничество и помощь в будущем. 

• I hope for your help – Надеюсь на вашу помощь.

• Hope you find this information useful – Надеюсь, что эта информация вам пригодится. 

Также нередко в деловом письме вы можете встретить конечное предложение, выведенное под маркером «P. S.». Post scriptum – это приписка к законченному и подписанному письму.

1. S. пишется только после того, как изложена основная часть текста. В деловой переписке на английском языке P. S. чаще всего служит для передачи косвенной информации или добавления небольшой ремарки к написанному выше тексту. Например: 

• P. S. I saw your latest project. You did great. – P. S. Видел ваш последний проект. Вы справились отлично.

• P. S. Thank you for sending the material samples in advance. – P. S. Спасибо, что заранее отправили образцы материалов. 

Чем закончить деловое письмо

Обычно деловое письмо заканчивают уважительной фразой. Если письмо очень официальное, чаще всего используют два типа:

• Yours sincerely – С уважением.

• Yours faithfully – С совершенным почтением.

В случае, если письмо среднего уровня формальности, можно использовать такие фразы как: 

После заключительной фразы необходимо поставить запятую и с новой строки указать имя автора делового письма. Иногда в заключительной части дублируют контактную информацию отправителя. Например: 

Если вам нужна помощь в изучении английского языка, обратитесь к одному из репетиторов BUKI. На нашей платформе собраны опытные преподаватели, которые помогут вам повысить уровень владения иностранным языком, а также подготовят к сдаче разнообразных тестов и экзаменов. 

Читайте также: Как побороть языковой барьер и заговорить на английском?