Англоязычная компетентность в Казахстане считается обыденной необходимостью для сотрудника практически любой компании. Одно из главных требований – навык деловой коммуникации и умение вести бизнес-переписку. Читайте дальше – и вы узнаете стандарты оформления деловых email, а также расширите профессиональный лексикон на английском.
Что такое email: примеры деловых обращений
Деловой стиль в целом требует строгого следования определенным стандартам. Электронные письма и email-рассылки стали основным средством бизнес-коммуникации, рекламы и продаж. Доскональное владение методами формальной переписки – одно из главных требований работодателей. При этом уровень английского должен быть не ниже B2 (в основном солидные компании требуют от соискателей С1 и выше).
Если вы немного не дотягиваете до определенного уровня, есть шанс подтянуть знания за 2-3 месяца. Когда ваши навыки гораздо хуже, наверстать упущенное можно за приблизительно за год. При условии, что вы будете брать частные уроки у профессионала. К примеру, на BUKI очень просто найти необходимого специалиста с проверенной квалификацией.
Вы знали, что 69% получателей электронной почты судят о содержании каждого сообщения только по строке темы? То же самое и относительно деловой переписки. Такого рода письма могут быть адресованы:
- коллегам по работе;
- работодателю, в том числе потенциальному;
- деловым партнерам;
- клиентам;
- государственным служащим;
- другим авторитетным лицам.
Исходя из цели создания, такие мейлы бывают нескольких видов:
- письма-запросы на получение информации (inquiries);
- письма-просьбы (requests);
- письма-предложения (proposals);
- письма-жалобы (complaint);
- письма-извинения (apologise);
- письма-выражения благодарности (gratitude).
Что же отличает формальное электронное письмо на английском от неформального? Давайте узнаем обобщенные отличительные черты:
- обязательное указание темы письма;
- формальный и уважительный тон;
- строгие рамки обращения и окончания письма;
- информативность, четкость формулирования мыслей и донесения цели письма до получателя;
- соответствие правилам грамматики;
- отсутствие сленга, аббревиатур и других эмоционально-выразительных фраз и конструкций, которые допустимы только в дружеском письме.
Итак, рассмотрим формальные варианты обращения к известным вам лицам:
Dear Mr Фамилия – к мужчине.
Dear Mrs Фамилия – к замужней женщине.
Miss Фамилия – к незамужней женщине.
Ms Фамилия – к женщине в целом (без упоминания о семейном положении).
Dear Sir/Madam – если вы не знаете человека по имени и фамилии.
После обращения ставим запятую и начинаем излагать мысль с новой строчки.
Традиционные фразы для окончания письма.
Картинка 1
Важная заметка! Если вы указываете в обращении фамилию лица, свой мейл нужно закончить фразой Yours sincerely (Искренне ваш/ваша). Когда вы обращаетесь к неизвестному лицу, нужно использовать Yours faithfully. Еще один распространенный вариант – Best regards/With best wishes (С наилучшими пожеланиями). После них ставим запятую, пишем свое имя и фамилию.
Читайте также: Как побороть языковой барьер и заговорить на английском?
Как написать емейл: советы и рекомендации
Несколько дельных советов, как оформить ваше деловое письмо, чтобы и вас, и компанию, представителем которой вы являетесь, восприняли всерьез.
- Всегда начинайте письмо с официального приветствия (Dear) с указанием полного имени и фамилии получателя.
- Не забывайте заканчивать письмо словами “Regards”, “Sincerely”, “Respectfully” и подобными выражениями.
- Основная часть письма должна полностью соответствовать заявленной теме и цели.
- Проверяйте орфографию и пунктуацию не менее двух раз.
- Избегайте использования текстового жаргона, даже сокращений деловых выражений типа PLS, IMO, IAC, IOW.
- Никогда не пишите слова полностью заглавными буквами. Это воспринимается как грубость и нарушение формальных границ.
- Если к письму прилагаются дополнительные файлы, фото или видео (attached materials), обязательно сообщите об этом. Как правило, такое предложение размещается после изложения цели и основного содержания вашего письма.
- Профессионально подпишите письмо: укажите свое имя и фамилию, должность, правильное название компании, электронную почту, телефон.
Читайте также: Советы по написанию и оформлению реферата
Самые распространенные фразы для письма на английском
Основная часть мейла – не менее значимый залог успеха, чем клишированные фразы в начале и в конце. Ведь необходимо максимально лаконично и понятно для адресата изложить ваши требования, пожелания, жалобы, извинения, предложения и тому подобное.
После приветствия официальный e-mail всегда начинается с объяснения цели написания. Вот ориентировочный перечень фраз, с которых можно начать ваше письмо.
Теперь давайте перейдем к самым распространенным причинам создания деловых писем. Это запрос на информацию. Ваше письмо также могут дополнять документы во вложении, с которыми получатель должен ознакомиться, подписать и т.д. Как сообщить об этом в e-mail, смотрите ниже.
Следующий важный аспект официальных мейлов – это выражение просьбы и донесение ее до получателя в наиболее вежливой форме. Не менее редким считается обращение за разъяснением.
Существенную продающую функцию выполняют рекламные email-рассылки. Предложение купить товар, воспользоваться услугами, посетить сайт и все в этом роде нужно формулировать максимально корректно, чтобы у получателя ваше письмо не вызвало раздражение из-за чрезмерной навязчивости.
В коммерческих письмах предельно важным является формулировка темы, поскольку от этого зависит, откроет адресат ваше письмо или нет. Преимущества товара/компании должны быть лаконичны, понятны и аргументированы. Вот несколько примеров.
После написания этой части письма проверьте все предложения на смысловую наполненность. У вас не должно быть дублирующих смысл, практически бессмысленных или синтаксически запутанных (и из-за этого двусмысленных) предложений.
Деловое письмо: примеры
Давайте, наконец, рассмотрим полный образец письма-обращения и наглядно поймем, как выглядят вышеизложенные правила.
Не стоит забывать, что в большинстве официальных мейлов может использоваться и профессиональная лексика. Так что помимо стандартных деловых выражений, нужно знать узкоспециализированные слова из своей отрасли. Быстро во всем этом разобраться вам поможет частный репетитор по английскому языку. Индивидуальные занятия – это всегда:
- профессиональное тестирование ваших знаний;
- учебная программа, адаптированная под вас;
- удобный график занятий.
Читайте также: Как перейти на уровень С1?
